Apabila seseorang telah berhenti kerja pada sebuah perusahaan, seorang karyawan mempunyai hak untuk menerima surat paklaring. Fungsi dari surat ini yaitu menjadi salah satu bukti tertulis terhadap kinerja setiap karyawan yang bekerja di sebuah perusahaan. Berikut beberapa unsur penting yang perlu untuk diperhatikan.
Menggunakan Jenis Kertas yang Dilengkapi Kop Surat
Tujuan disediakannya kop surat yaitu untuk memberikan bentuk identitas pada sebuah perusahaan. Kop surat ini biasa terletak pada bagian atas surat. Hanya dengan melihat kop surat ini, penerima akan dengan mudah mengetahui pengirim dari surat tersebut. Oleh karena itu, di dalam surat ini sangat penting untuk diberikan kop surat.
Menyertakan Bukti Pengesahan
Salah satu hal yang perlu untuk diperhatikan pada saat membuat surat ini yaitu menyertakan bukti pengesahan. Hal ini supaya sifat surat tersebut dapat benar-benar bisa untuk dipertanggung jawabkan.
Hal ini biasa diberikan dengan tanda tangan dan cap basah dari perusahaan. Di dalam menyertakan tanda tangan dan juga cap perusahaan, mempunyai kekuatan hukum yang bisa digunakan untuk keperluan yang bersifat resmi.
Menjelaskan Pernyataan yang Positif
Pada saat membuat surat ini diperlukan penjelasan mengenai alasan pemutusan hubungan kerja dengan karyawan. Ulasan yang diberikan haruslah mempunyai nada yang positif sesuai dengan rekam jejak yang dimiliki karyawan.
Terdapat berbagai cara untuk menyampaikan pernyataan yang ada. Seperti hanya dengan memberikan ungkapan loyalitas karyawan, ketekunan dan sikap profesionalitas karyawan pada saat bekerja.
Berisi Informasi Dasar yang Penting
Di dalam surat paklaring ini harus mempunyai muatan informasi dasar yang penting. Hal ini dapat memuat nama, jabatan, jangka waktu hubungan kerja, serta alasan pengunduran diri. Dengan informasi yang diberikan secara lengkap, maka perusahaan lain yang menerima akan lebih mudah untuk mempertimbangkan dalam menerima karyawan tersebut.
Menyampaikan Ucapan Terima Kasih
Setiap karyawan yang telah bekerja di sebuah perusahaan, patut untuk dihargai. Setiap perusahaan dapat menyampaikan ucapan terima kasih ini secara resmi. Hal tersebut dapat disampaikan melalui surat ini. Ucapan tersebut dapat diberikan sebagai salah satu bentuk sikap menghargai dedikasi serta pengabdian karyawan yang telah memberikan manfaat terhadap perusahaan.
Memberikan Pada Waktu yang Sesuai
Surat ini tentu harus segera diberikan kepada karyawan supaya bisa digunakan sebagaimana mestinya. Waktu yang tepat untuk memberikan surat ini yaitu sekitar satu atau dua hari setelah karyawan memutuskan untuk berhenti kerja.
Berikut ini merupakan salah satu contoh surat yang benar untuk karyawan:
PT ABID JAYA
Jl. Kemerdekaan No.12 Yogyakarta
Surat PAKLARING
No : 01/HRD/V/2021
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Nursalam Prasetya
Jabatan : Kepala HRD PT Abid Jaya
Alamat : Jl. Kemerdekaan No. 12, Yogyakarta
Memberikan keterangan dengan sebenarnya bahwa yang bersangkutan di bawah ini:
Nama : Agung Setyo
Alamat : Jl. Melati sawahan No. 2, Yogyakarta
Merupakan karyawan di PT Abid Jaya terhitung sejak 23 Desember 2019 hingga 25 Juli 2021 dengan jabatan sebagai Manajer Pemasaran.
Melalui pernyataan ini, dapat dijelaskan bahwa pihak yang bersangkutan telah memutus ikatan kerja dengan perusahaan atas inisiatif pribadi. Kami berterima kasih atas kinerja yang telah dilakukan. Semoga yang bersangkutan bisa menjadi lebih sukses dimasa mendatang.
Demikian surat ini dibuat agar bisa dipergunakan untuk segala hal.
Yogyakarta, 25 Juli 2021
TTD
Nursalam Prasetya
Kepala HRD
Demikian beberapa unsur penting yang perlu untuk diperhatikan pada saat membuat surat paklaring untuk karyawan. Hal ini dapat menjadi salah satu bahan acuan Anda untuk bisa membuat surat ini dalam bentuk yang benar.
